สรุปหนังสือ Getting Things Done พิชิตเป้าหมายให้สำเร็จ ด้วยการสร้างระบบจัดการชีวิต

สรุปหนังสือ Getting Things Done พิชิตเป้าหมายให้สำเร็จ ด้วยการสร้างระบบจัดการชีวิต ที่จะเปลี่ยนชีวิตคุณไปตลอดกาล เขียนโดย David Allen
.
ในยุคที่ข้อมูลและความรับผิดชอบหลั่งไหลเข้ามาไม่หยุดหย่อน หลายคนรู้สึกว่าตัวเองกำลังจมอยู่ในทะเลแห่งภาระงานที่ไม่มีวันสิ้นสุด David Allen ผู้เชี่ยวชาญด้านการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ได้ใช้เวลากว่าสามทศวรรษในการพัฒนาระบบที่เรียกว่า Getting Things Done (GTD) กับผู้คนนับพันจากหลากหลายอาชีพและวัฒนธรรม
.
Getting Things Done (GTD) คือระบบที่จะช่วยให้คุณ:
.
- ปลดปล่อยความคิดในหัวออกมาเป็นระบบที่จับต้องได้

- มีจิตใจที่สงบและมีสมาธิมากขึ้น แม้งานจะมากมาย

- ตัดสินใจได้อย่างมั่นใจว่าอะไรควรทำก่อน-หลัง

- บรรลุเป้าหมายทั้งในงานและชีวิตได้โดยไม่เหนื่อยล้า
.
ระบบนี้ได้รับการพิสูจน์มาแล้วกว่า 30 ปี ถูกแปลเป็น 17 ภาษา และเปลี่ยนชีวิตผู้คนนับล้านทั่วโลก บทความนี้จะพาคุณไปรู้จักกับหลักการสำคัญของ GTD ครับ
.
.
1.
[ จิตใจที่สงบคือจุดเริ่มต้นของความสำเร็จ ]
.
ความเครียดและความวิตกกังวลในชีวิตสมัยใหม่ไม่ได้เกิดจากปริมาณงานที่มากเกินไป แต่เกิดจากการที่เราไม่สามารถจัดการกับสิ่งที่ Allen เรียกว่า "วงจรที่เปิดค้าง" (Open Loops) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เปรียบเสมือนโปรแกรมที่เปิดค้างในคอมพิวเตอร์ แต่ละวงจรจะคอยดึงทรัพยากรสมองของเราไปเรื่อยๆ ทำให้เราไม่สามารถโฟกัสกับงานปัจจุบันได้อย่างเต็มที่
.
เมื่อเรามีหลายสิ่งค้างคาในใจ ไม่ว่าจะเป็นการนัดหมายที่ต้องจัดการ โครงการที่ต้องดำเนินการ หรือความคิดสร้างสรรค์ที่ยังไม่ได้ลงมือทำ สิ่งเหล่านี้จะสร้างแรงกดดันทางจิตใจที่เราอาจไม่รู้ตัว Allen เปรียบเทียบสถานการณ์นี้เหมือนการพยายามวิ่งมาราธอนในขณะที่แบกกระเป๋าหนักหลายใบ - เราอาจจะวิ่งได้ แต่จะเหนื่อยและช้ากว่าที่ควรจะเป็นมาก
.
"สมองของคุณมีไว้เพื่อสร้างความคิด ไม่ใช่เก็บความคิด" แนวคิดนี้เป็นรากฐานสำคัญของระบบ GTD ที่เน้นการสร้างระบบภายนอกที่เชื่อถือได้เพื่อจัดเก็บและจัดการข้อมูล แทนที่จะพยายามจดจำทุกอย่างไว้ในสมอง การทำเช่นนี้จะปลดปล่อยพลังสมองของเราให้โฟกัสกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ นั่นคือการคิดวิเคราะห์ การสร้างสรรค์ และการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์
.

2.
[ การเก็บรวบรวม: จุดเริ่มต้นของการควบคุม ]
.
การเก็บรวบรวมเป็นมากกว่าการจดบันทึกธรรมดา แต่เป็นการสร้างนิสัยใหม่ในการจัดการกับข้อมูลที่หลั่งไหลเข้ามาในชีวิตประจำวัน เปรียบเสมือนการติดตั้งตาข่ายนิรภัยที่คอยดักจับความคิด ไอเดีย และภาระงานต่างๆ ไม่ให้หลุดรอดไป Allen แนะนำให้มี "ถังรวบรวม" (Collection Buckets) ที่เชื่อถือได้ไม่เกินสามถัง เพื่อป้องกันความสับสนและการสูญหายของข้อมูล
.
ถังรวบรวมอาจอยู่ในรูปแบบของสมุดบันทึกดิจิทัล แอพจดบันทึกในมือถือ หรือกระดาษโน้ตที่พกติดตัว สิ่งสำคัญคือต้องทำให้การเก็บรวบรวมเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวัน เหมือนการแปรงฟันหรือการอาบน้ำ การสร้างนิสัยนี้จะช่วยให้เรามั่นใจว่าไม่มีความคิดหรือไอเดียสำคัญใดหลุดรอดไป
.

3.
[ การทำให้ชัดเจน ]
.
การทำให้ชัดเจนเป็นขั้นตอนที่เปรียบเสมือนการกลั่นกรองทองคำออกจากดินทราย เป็นกระบวนการที่ต้องใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์ในการวิเคราะห์และตัดสินใจ Allen ได้พัฒนาแผนผังการตัดสินใจ (Decision Tree) ที่ช่วยให้เราสามารถจัดการกับทุกสิ่งที่เก็บรวบรวมมาได้อย่างเป็นระบบ
.
เริ่มต้นด้วยคำถามพื้นฐานสองข้อที่ต้องถามกับทุกสิ่งที่เก็บรวบรวมมา: "มันคืออะไร?" และ "มันต้องลงมือทำหรือไม่?" คำถามแรกช่วยให้เราเข้าใจธรรมชาติของสิ่งที่กำลังจัดการ และกำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการให้ชัดเจน ส่วนคำถามที่สองนำไปสู่การตัดสินใจว่าจะจัดการกับมันอย่างไร
.
หากสิ่งนั้นไม่ต้องลงมือทำ เรามีทางเลือกสามทาง: ทิ้งไปถ้าไม่มีคุณค่า เก็บไว้อ้างอิงถ้าอาจต้องใช้ในอนาคต หรือเก็บไว้พิจารณาภายหลังถ้ายังไม่พร้อมตัดสินใจ แต่หากต้องลงมือทำ เราต้องตัดสินใจว่าจะทำทันทีถ้าใช้เวลาน้อยกว่าสองนาที มอบหมายให้ผู้อื่นถ้าเหมาะสมกว่า หรือวางแผนถ้าต้องใช้หลายขั้นตอน
.

4.
[ การจัดระเบียบและสร้างระบบที่ไว้ใจได้ ]
.
การจัดระเบียบในระบบ GTD เปรียบเสมือนการจัดวางเครื่องมือในห้องทำงานของช่างฝีมือ ทุกสิ่งต้องมีที่อยู่ที่ชัดเจนและสามารถเข้าถึงได้ง่ายเมื่อต้องการ Allen แนะนำให้แบ่งการจัดเก็บออกเป็นหมวดหมู่ที่ชัดเจน โดยแต่ละหมวดหมู่มีหน้าที่และความสำคัญที่แตกต่างกัน
.
ปฏิทินควรใช้สำหรับสิ่งที่ต้องทำในวันและเวลาที่กำหนดเท่านั้น ไม่ว่าจะเป็นการนัดหมาย กำหนดส่งงาน หรือเหตุการณ์สำคัญ การใส่สิ่งอื่นลงในปฏิทินจะทำให้ความน่าเชื่อถือของระบบลดลง
.
รายการขั้นตอนต่อไปควรแยกตามบริบทการทำงาน เช่น A ออฟฟิศสำหรับงานที่ต้องทำที่ทำงาน B โทรศัพท์สำหรับการติดต่อที่ต้องทำ การแบ่งเช่นนี้จะช่วยให้เราเลือกทำงานได้เหมาะสมกับสถานการณ์และทรัพยากรที่มี
.
รายการโครงการควรรวบรวมเป้าหมายทั้งหมดที่ต้องใช้มากกว่าหนึ่งขั้นตอนในการทำให้สำเร็จ ไม่ว่าจะเป็นโครงการทางธุรกิจ โครงการส่วนตัว หรือโครงการระยะยาว การมีภาพรวมของโครงการทั้งหมดจะช่วยให้เราไม่หลงลืมสิ่งสำคัญ
.

5.
[ การทบทวน ]
.
การทบทวนเป็นเสมือนเข็มทิศที่คอยนำทางให้เราเดินไปในทิศทางที่ถูกต้อง Allen เน้นย้ำว่าการทบทวนที่มีประสิทธิภาพต้องเป็นมากกว่าการตรวจสอบรายการ แต่ต้องเป็นโอกาสในการประเมิน ปรับปรุง และวางแผนอย่างลึกซึ้ง
.
การทบทวนประจำวันช่วยให้เราเริ่มต้นวันด้วยความชัดเจนและจบวันด้วยความสงบ เช้าคือเวลาสำหรับการวางแผนวันและจัดลำดับความสำคัญ ส่วนเย็นคือเวลาสำหรับการประเมินความสำเร็จและเตรียมพร้อมสำหรับวันถัดไป
.
การทบทวนประจำสัปดาห์เป็นโอกาสในการมองภาพรวมทั้งหมด ตั้งแต่การรวบรวมงานค้างทั้งหมด การอัพเดทรายการต่างๆ ให้เป็นปัจจุบัน ไปจนถึงการตรวจสอบเป้าหมายระยะยาวและการวางแผนสัปดาห์ถัดไป
.

6.
[ การลงมือทำ ]
.
การลงมือทำในระบบ GTD ไม่ใช่เพียงการทำงานให้เสร็จ แต่เป็นการเลือกทำสิ่งที่เหมาะสมที่สุดในแต่ละช่วงเวลา Allen เสนอให้พิจารณาปัจจัยสี่ประการคือ บริบท เวลาที่มี พลังงานที่มี และความสำคัญ
.
บริบทหมายถึงสภาพแวดล้อมและเครื่องมือที่มี เวลาที่มีคือช่วงเวลาที่สามารถทุ่มเทให้กับงานได้ พลังงานที่มีคือ ทั้งสภาพร่างกายและจิตใจที่พร้อมจะทำงานนั้นๆ และความสำคัญคือการประเมินว่างานไหนจะสร้างผลกระทบมากที่สุดต่อเป้าหมายระยะยาว การพิจารณาปัจจัยทั้งสี่นี้อย่างสมดุลจะช่วยให้เราตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด
.

7.
[ การสร้างความไว้วางใจในระบบ ]
.
ความไว้วางใจในระบบเป็นสิ่งที่ต้องสร้างขึ้นอย่างค่อยเป็นค่อยไป เหมือนการสร้างบ้านที่ต้องมีรากฐานที่แข็งแรง Allen เชื่อว่าความวิตกกังวลและความรู้สึกผิดไม่ได้มาจากการมีงานมากเกินไป แต่มาจากการผิดสัญญากับตัวเอง เมื่อเราสัญญาว่าจะทำอะไรแล้วไม่ได้ทำ หรือลืมสิ่งสำคัญที่ต้องทำ จิตใต้สำนึกของเราจะสร้างความกดดันและความไม่สบายใจ
.
การสร้างความไว้วางใจในระบบเริ่มจากการมั่นใจว่าทุกสิ่งสำคัญถูกบันทึกไว้ในระบบที่เชื่อถือได้ ข้อมูลทั้งหมดเป็นปัจจุบันและสามารถเข้าถึงได้ง่ายเมื่อต้องการ เมื่อเรามีระบบที่ไว้ใจได้ สมองของเราจะสามารถปล่อยวางความกังวลและโฟกัสกับงานปัจจุบันได้อย่างเต็มที่
.

8.
[ การยกระดับมุมมองชีวิตด้วยโมเดล 6 ระดับ ]
.
GTD ไม่ใช่เพียงระบบการจัดการงาน แต่เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เรามองเห็นภาพรวมของชีวิตได้ชัดเจนขึ้น Allen เสนอโมเดลการมองชีวิตหกระดับที่เริ่มจากการจัดการกับงานประจำวันไปจนถึงการค้นหาจุดประสงค์และหลักการในชีวิต
.
มาดูโมเดลหกระดับของ Allen ในการทบทวนและจัดการชีวิต เรียงจากพื้นฐานไปสู่ระดับสูงครับ:
.

1. ระดับพื้นฐาน (Ground): งานปัจจุบัน (Current Actions)
- รายการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดในปัจจุบัน
- งานประจำวันที่ต้องจัดการ
- การนัดหมายและกำหนดการต่างๆ
.

2. ระดับที่ 1 (Horizon 1): โครงการปัจจุบัน (Current Projects)
.
- โครงการระยะสั้นที่ต้องการบรรลุผล
- งานที่ต้องใช้หลายขั้นตอน
- เป้าหมายที่ต้องทำให้สำเร็จภายในระยะเวลาไม่เกิน 1 ปี
.

3. ระดับที่ 2 (Horizon 2): ขอบเขตความรับผิดชอบ (Areas of Focus and Accountabilities)
- บทบาทและความรับผิดชอบหลักในชีวิต
- พื้นที่สำคัญที่ต้องรักษามาตรฐาน
- ความรับผิดชอบในด้านต่างๆ ทั้งงานและชีวิตส่วนตัว
.

4. ระดับที่ 3 (Horizon 3): เป้าหมาย (Goals)
- สิ่งที่ต้องการบรรลุในระยะ 1-2 ปี
- เป้าหมายที่จะเพิ่มความสำคัญให้บางด้านของชีวิต
- ผลลัพธ์ที่ต้องการเห็นในอนาคตอันใกล้
.

5. ระดับที่ 4 (Horizon 4): วิสัยทัศน์ (Vision)
- ภาพที่ต้องการเห็นในชีวิตและการงานใน 3-5 ปีข้างหน้า
- การตัดสินใจในระดับนี้สามารถเปลี่ยนแปลงการทำงานในหลายระดับ
- มุมมองระยะยาวที่จะนำทางการตัดสินใจในปัจจุบัน
.

6. ระดับที่ 5 (Horizon 5): จุดประสงค์และหลักการ (Purpose and Principles)
- ภาพใหญ่ที่สุดของชีวิต
- เหตุผลพื้นฐานว่าทำไมเราถึงทำสิ่งที่เราทำ
- ค่านิยมและหลักการที่เป็นเข็มทิศนำทางชีวิต
.
การมองเห็นภาพรวมทั้งหกระดับนี้จะช่วยให้เราตัดสินใจได้ดีขึ้นว่าควรทุ่มเทเวลาและพลังงานไปกับอะไร เมื่อเรารู้ว่าทำไมเราถึงทำสิ่งที่เรากำลังทำ การตัดสินใจในแต่ละวันจะมีความหมายและสอดคล้องกับเป้าหมายใหญ่ในชีวิตมากขึ้น
.
.
================================
.
[ บทสรุป ]
.
GTD เป็นระบบที่ไม่ได้เน้นการทำงานหนักขึ้น แต่เน้นการทำงานอย่างชาญฉลาด โดยมีระบบที่ดีรองรับ
.
เมื่อเราสามารถจัดการกับ "วงจรที่เปิดค้าง" ในชีวิตได้อย่างมีประสิทธิภาพ จิตใจของเราจะสงบและมีสมาธิมากขึ้น เราจะมีพลังและแรงบันดาลใจในการไล่ตามความฝันและเป้าหมายต่างๆ ในชีวิต ดังที่ Allen กล่าวไว้ "คุณจะรู้สึกดีกับสิ่งที่คุณไม่ได้ทำได้ ก็ต่อเมื่อคุณรู้ว่าอะไรบ้างที่คุณไม่ได้ทำ"
.
นี่คือแก่นแท้ของ GTD - การสร้างความชัดเจนในชีวิต เพื่อให้เราสามารถตัดสินใจได้อย่างมั่นใจว่าอะไรควรค่าแก่ความสนใจของเราในแต่ละขณะ เมื่อนำระบบนี้ไปใช้อย่างต่อเนื่อง เราจะพบว่าชีวิตไม่ได้น่าวุ่นวายอย่างที่คิด และเราสามารถบรรลุเป้าหมายต่างๆ ได้ง่ายขึ้น ด้วยความสงบและความสุขที่มากขึ้นครับ

.

.

.

.

#SuccessStrategies

บทความโดย Pond Apiwat Atichat เจ้าของเพจ SuccessStrategies